Regras Básicas Para Comprar BEM

Retirado da Biblioteca do SEBRAE

Atributo: ESPECIFICAÇÃO CORRETA DOS PEDIDOS

Processo: PLANEJAMENTO DAS COMPRAS

ORIENTAÇÕES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE É:

Documento que trata da importância do planejamento de compras, apresentando as regras básicas para comprar bem, além de oferecer informações relevantes para se evitar os erros mais comuns na operação de compras.

PARA QUE SERVE:

O instrumento apresenta uma rotina básica de compras baseada na experiência de empresários de pequeno porte que atingiram certo grau de desenvolvimento. Esta rotina deve ser encarada somente como sugestão. Você poderá adaptá-la ao tamanho e às características de sua empresa.

COMO SE UTILIZA:

Ao se aproximar da época prevista para as compras, suas atividades devem seguir uma rotina que pode ser dividida nas seguintes etapas:

1.    Preparar a previsão de vendas.

2.    Ajustar a previsão às possibilidades da empresa.

3.    Decidir o que vai comprar.

4.    Elaborar orçamento para as compras previstas durante um período

5.    Elaborar orçamento de mercadorias por seção.

6.    Efetivar as compras.

7.    Acompanhar os pedidos.

Vamos procurar entender cada uma dessas etapas, a fim de melhor organizar a sua rotina de compras.

1. Preparar a previsão de vendas.

A previsão de vendas, normalmente, é feita para um determinado período, de acordo com as necessidades de cada empresa. Uma empresa do ramo do vestuário ou calçado, por exemplo, faz previsão de vendas para seis meses, aproveitando-se a conjugação das estações primavera/verão e outono/inverno. Nada impede, entretanto, que se façam previsões para períodos maiores ou menores.

Em muitas empresas, a preparação da previsão está ligada ao setor de compras. Esta, contudo, não parece ser a melhor solução. Se a preparação da previsão fica por conta do setor de compras, o setor de vendas que é, em última análise, o maior interessado, entra na elaboração da previsão como um simples informante, não assumindo a responsabilidade por ela.

Assim, parece que o mais acertado é fazer com que a previsão de vendas seja um trabalho conjunto dos setores de compras e de vendas.

Também é aconselhável que se faça uma previsão para cada seção da empresa. Para isso, as seções devem ser consideradas individualmente e, só mais tarde, reunidas em uma só, para fins de planejamento. Dessa forma, orientado pelas previsões, o setor de compras terá condições de estabelecer a relação estoque/venda para atender às vendas previstas.
2. Ajustamento da previsão às possibilidades da empresa.

Preparadas as previsões de vendas, por setor ou departamento, e consolidadas na previsão global para o período, elas devem ser checadas e discutidas em reuniões. Dessas reuniões, além do empresário, devem tomar parte os encarregados dos setores de compras, de vendas e financeiro da empresa.

É muito importante a participação do encarregado do setor financeiro, pois ele funcionará nas reuniões como advogado do diabo, pois é ele que conhece a real situação financeira do estabelecimento, suas limitações e possibilidades. Afinal, quando se discute o que se pretende vender e, por conseqüência, aquilo que se pretende comprar, o controle financeiro é quem dita a última palavra.

Vejamos o caso de um estabelecimento de vendas de móveis. Uma série de características do mercado atingido por essa empresa demonstra que os consumidores pretendem investir nesses produtos, como forma de aplicar bem o dinheiro. Mesmo que o encarregado de vendas tenha bons argumentos para justificar a compra de grande quantidade de conjuntos de estofados, por exemplo, só o encarregado do setor financeiro poderá dizer se a empresa pode ou não dispor do capital necessário. Certamente ele irá demonstrar que de nada adiantam mirabolantes projetos se a empresa não tiver condições de suportar as despesas decorrentes dessas compras.

Neste caso, as limitações impostas pela situação vivida pela empresa podem modificar a previsão de vendas feitas pelos departamentos de compras e de vendas.

3. Decidir o que vai comprar.

Com base na previsão de vendas já ajustada, o setor de compras toma a decisão do que vai comprar, levando em consideração o plano de desembolso mensal.

O setor financeiro, levando em conta a relação estoque/venda fornecida pelo setor de compras, vai planejar os desembolsos mensais necessários para as compras, além de indicar como e onde buscar, se necessários, os recursos para complementar o capital de giro da empresa.

4. Orçamento para as compras previstas durante o período.

Esta quarta etapa também fica por conta do setor financeiro. O controle financeiro estabelece um orçamento para o setor de compras, a fim de que este possa por em prática as aquisições programadas para o período. Este orçamento prevê o cronograma dos desembolsos, mês a mês.

5. Orçamento das mercadorias por seção.

Após a elaboração do orçamento que atende às aquisições de mercadorias previstas para um determinado período, é necessário detalhar o orçamento para cada uma das seções da empresa.

Esse orçamento só poderá ser feito a partir do momento em que a empresa estiver de posse da previsão de vendas aprovada; do orçamento que vai dispor para o período considerado; do conhecimento das mercadorias necessárias à complementação do estoque e de saber, com precisão, o que será necessário adquirir na parte que se refere a novidades.

Com esses dados, o encarregado do setor de compras tem condições de organizar um orçamento de mercadorias para cada seção da empresa. Ao elaborar esse orçamento, o encarregado de compras estabelece as cotas de compras mensais, de acordo com o cronograma geral recebido.

6. Efetivação das compras.

Quando tudo está organizado, esta etapa é muito fácil de ser cumprida. Com certeza o setor de compras de sua empresa já tem todos os seus tradicionais fornecedores cadastrados. Assim, ele poderá fazer as encomendas de forma a atender às limitações ditadas pelo cronograma de desembolso mensal.

À medida que o setor de compras vai providenciando as aquisições, tanto o setor de vendas quanto o setor financeiro devem ser simultaneamente informados sobre as mercadorias que foram adquiridas e as datas previstas para a chegada delas.

O setor financeiro, por sua vez, deve ser permanentemente informado sobre:
recebimento e a aceitação dos produtos/mercadorias/serviços comprados; produtos/mercadorias/serviços que, por qualquer motivo, foram rejeitados; e cancelamento de pedidos.

No recebimento das mercadorias/produtos/serviços é necessário que o setor de compras faça o controle de qualidade. Esse controle implica na verificação dos artigos recebidos. Em alguns casos, quando é impossível analisar artigo por artigo, como é o caso de sacos de feijão ou de arroz, por exemplo, o controle pode ser feito por amostragem, que consiste na retirada e exame acurado de amostras representativas do lote recebido.

7. Acompanhamento dos pedidos.

Esta é uma etapa muito importante. É fundamental que o encarregado das compras acompanhe os pedidos em trânsito, ou seja, aqueles que foram feitos, mas ainda não foram atendidos.

Com agir para que esta última etapa se realize a contento? É simples:

- Acompanhe permanentemente os pedidos, telefonando para os fornecedores e insistindo para que as entregas se processem conforme o combinado. Lembre-se: se isso não acontecer, o planejamento fica prejudicado, especialmente no que se refere a mercadorias que dependem de moda ou época.

Retirado da Biblioteca do site do Sebrae: www.biblioteca.sebrae.com.br

Fonte da imagem: SEBRAE - SP

- Verifique o acúmulo de encomendas não entregues, pois na época da efetivação dos pedidos, as mesmas se avolumam nas fábricas, isto porque as empresas organizadas fazem seus pedidos mais ou menos no mesmo período.