Saiba como agir para prevenir falhas antes que aconteçam e fuja da estatística de que grande parte dos projetos não atinge o sucesso
É triste, mas é real. Erros acontecem independente da vontade ou da experiência do gerente de projetos. Estatísticas apontam que cerca de 30% dos projetos falham ou não atingem os objetivos inicialmente contratados. O jeito é tentar se antecipar aos possíveis erros que possam ocorrer no caminho para minimizar os riscos de insucesso.
Com base no contato diário com gerentes de projetos, cientes de suas angústias e necessidades, percebemos que há dificuldades comuns a diversas situações, independente da área em que o projeto é desenvolvido. Para auxiliar nossos colegas, levantamos as principais falhas que ocorrem nos projetos. Conhecendo as pedras no caminho, fica mais fácil desviar delas. Confira!
1) Escopo mal definido ou falta de planejamento
O planejamento é chave para o sucesso de qualquer projeto. Não tenha pressa nessa etapa. Analise cada item com cuidado e envolva sua equipe. Ter um roteiro de trabalho e uma metodologia ajuda a orientar para qual direção o projeto deve seguir. Isso envolve um escopo bem definido, de acordo com as expectativas dos stakeholders e do patrocinador do projeto. Evite mudanças de escopo com o projeto em andamento.
2) Erros de gestão, como micro-gerenciamento ou falta de marcos
A definição de marcos do projeto é fundamental para gerenciar a evolução das entregas e facilita o entendimento dos relatórios. É bastante comum gerentes de projeto se esquecerem dos marcos. Outro problema de gestão é o micro-gerenciamento. É um erro pensar que é preciso acompanhar tudo de perto o tempo todo. Confie na equipe, delegue tarefas e ganhe tempo para focar na gestão como um todo. Não se esqueça que o projeto está inserido num contexto maior, do qual você deve estar ciente.
3) Subestimar riscos depois de iniciado o projeto
Gerentes de projetos sabem que é preciso calcular riscos e se dedicam a essa tarefa no início do projeto. O que muitos se esquecem é de seguir monitorando e de atualizar a lista de riscos durante o desenvolvimento. Riscos calculados inicialmente podem perder a força, novos riscos podem aparecer. Não espere o problema acontecer. Fique atento ao status e ao progresso dos indicadores para identificar rapidamente um problema. Tenha uma margem em suas metas para ganhar poder de negociação.
4) Falhas de comunicação
Por se tratar de um ecossistema bastante técnico, a comunicação não costuma ser o forte do ambiente de projetos. Isso resulta em falhas desastrosas. Dedique tempo toda semana ou mês para comunicação do projeto, tanto entre equipe quanto stakeholders e clientes. Pode ser em forma de boletins, intranets, comunidades fechadas em redes sociais, apresentações presenciais, o que for mais adequado. Use um software de gerenciamento de projetos para armazenar informações e apresentar relatórios, além de estimular a colaboração.
5) Má administração do tempo
Todos os anos há feriados e eles podem ser diferentes em cada cidade, estado ou país. Se sua equipe trabalha remota, ou se o cliente está em outro fuso horário, esquecer um feriado pode ser um problema. Planejar um cronograma factível é uma das principais dificuldades de gerentes de projetos. Dedique-se a ele, estabeleça prazos que possam ser executados, verifique o esforço e a duração que sua equipe é capaz de entregar e se há os recursos necessários para isso. Uma boa dica é controlar o andamento das reuniões para que não consumam tempo precioso. Os clientes agradecem.
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Fontes: project builder e link da imagem
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