por Arthur Guimarães
Vender mais que o esperado, receber muitos pedidos e conquistar clientes rapidamente são problemas bons de resolver
No papel de gerente de projetos estamos tão treinados a olhar para o que pode dar errado que às vezes não sabemos o que fazer quando as coisas dão certo! Esse artigo apresenta exemplos de projetos e empresas que tiveram sucesso além das expectativas e o que você pode fazer para se preparar para essa ocorrência bem-vinda.
A empresa começou pequena. Na verdade, nem poderia ser menor. Era um cara em um caminhão, viajando para concessionárias locais de automóveis novos e usados para corrigir pequenos arranhões, riscos, amassados e outros defeitos em carros. Ele trabalhava dia e noite aperfeiçoando seu ofício. Testou diferentes tintas, vernizes, sprays e outras técnicas para fazer manchas desaparecem. As concessionárias de veículos o amavam! Isso significava que não era preciso mandar os carros para oficinas caras para fazer pequenos reparos. Significava também que os veículos poderiam ser reparados em menos tempo.
A demanda por seus serviços começou a crescer e, em pouco tempo, o percurso de cinco concessionárias dobrou para dez. Ele colocou outro caminhão na estrada e treinou alguém para cuidar do trabalho adicional. A demanda dobrou novamente. Ele foi convidado para atender 20 concessionárias, então contratou e treinou mais pessoas.
Ele se viu gastando menos tempo em campo e mais tempo com foco em vendas, faturamento, pesquisa e desenvolvimento. As vias continuaram a crescer. Ele contratou pessoas para administrar o escritório. Trouxe pessoas a bordo no armazém para construir mais caminhões e distribuir produtos para os técnicos.
Todo esse crescimento ocorreu em uma cidade de médio porte, mas não demorou muito para sua fama correr cidades vizinhas e até de outros estados. Amigos contaram para amigos sobre o sucesso e o negócio decolou com a decisão de franquear o conceito. De repente, ele tinha centenas de franqueados espalhados por 35 estados, todos realizando reparos de pintura automotiva móvel. Ele chamou a atenção de grandes fabricantes de tintas, que desenvolveram tintas e misturas personalizadas para sua marca. Os proprietários das franquias se reuniam para reuniões locais, regionais e mesmo nacionais ao longo do ano. A energia era elevada, o ritmo era frenético, e o dinheiro estava fluindo.
Tudo começou com um cara e um caminhão! Em apenas alguns anos, seus parcos recursos floresceram em uma empresa de franquia madura gerando dezenas de milhões de dólares em receitas a cada ano.
Por que deu certo? Porque uma das questões discutidas em todos os momentos foi: "O que vamos fazer se conseguirmos?". Isso pode soar como uma pergunta estranha, mas não é tanto.
Gerentes de projetos estão condicionados a pensar no que pode dar errado
Não acredita? Olhe para toda a área prática dentro da disciplina de gerenciamento de projetos que centraliza a gestão de riscos. Está focada na identificação e na descrição de riscos, no impacto e na probabilidade de ocorrer, e o que pode ser feitocaso o risco se torne realidade.
O registro de riscos de um projeto é rapidamente preenchido com inscrições como "Não há recursos suficientes", "potencial para a interrupção da cadeia de suprimentos" ou "tecnologia não testada". Todos focam sobre o que vai acontecer com um projeto no caso de falhar, o que é, por si só, uma atitude negativa.
O potencial sucesso do projeto passa pelo registro de riscos. Você está preparado para a possibilidade de que o projeto tenha sucesso além das suas expectativas? Você pode suportar as demandas que serão acrescidas no projeto ou na empresa, se decolarrapidamente?
Sucesso acontece o tempo todo
Você precisa expandir o seu pensamento para além do que pode dar errado e se preparar para o que pode dar certo. Uma empresa de desenvolvimento web,por exemplo. No auge da febre pela criação de sites,identificou uma demanda excessiva por serviços. Havia bons clientes sobrando, mas a empresa não estava preparada para a demanda e, infelizmente, perdeu algumas receitas.
Em outro exemplo, uma empresa de software implantou equipes com dispositivos portáteis em grandes redes de varejo. O objetivo era manter as prateleiras abastecidas, limpas e em ordem. A demanda explodiu! O que começou em algumas centenas de locais rapidamente expandiu-se para milhares, com um número maior de usuários a cada dia. Essa empresa foi preparada para a possibilidade de sucesso e tinha todos os mecanismos para escalar uma grande operação.
O que precisa ser posto em prática para ter sucesso?
Prepare-se para o sucesso com foco no fortalecimento de três áreas principais. São as seguintes:
• Pessoas: tem gente suficiente para apoiar a demanda? Um exemplo clássico é o Help Desk. É uma das primeiras áreas inundadas por chamadas, reclamações e problemas. Se as pessoas são responsáveis por atender todas as chamadas de suporte e o plano é implantar o serviço em milhares de locais, você terá que aumentar sua equipe de apoio substancialmente! Provavelmente,não vai quer esperar até depois da implantação do software para perceber que não tem equipe suficiente.
Conte com o software implantado com sucesso em milhares de locais e assuma seu sucesso como um risco. Pense em como suportar esse crescimento.
• Processo: manter o controle sobre a rápida expansão de projetos e recursos da empresa é moderar os processos em andamento e, idealmente, eliminar o caos. Seus projetos precisam de freios e contrapesos que permitam um desdobramento elegante, não abrupto.
Coloque processos em andamento para a mudança de controle e aprovações de despesas e outros aspectos críticos em um projeto como uma maneira de se preparar para o sucesso.
• Tecnologia: certifique-se de que sua tecnologia seja escalável e se adapte ao seu negócio.Expanda sua visão de seus projetos do ponto de vista de que pode dar certo, e não do que pode dar errado. Planeje e calcule os riscos e sucessos em sua próxima avaliação de risco do projeto e esteja preparado para qualquer eventualidade, seja ruim ou boa!
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