Etiqueta na Rede – Dicas para Escrever Email
Alguns dizem que o email está no fim. Sua existência está com dias contados. Mas acredito que isso ainda vai demorar. Notamos hoje que as redes sociais têm feito mais sucesso entre os jovens como o email fez na década de noventa, seja como for, antigo e considerado ultrapassado, a verdade é que para acessar as redes sociais ou esta antena nas diversas mídias sociais, é preciso ter um e-mail, que agora se escreve email, sem hífen.
Nos meios corporativos eles ainda são muito utilizados, então resolvemos reforças as dicas de como escrever um bom email.
Como um meio de comunicação diferente dos demais, siga as dicas a seguir e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.
Cuidados na redação
A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem cair no desleixo: dedique tempo para redigir e-mails com clareza e objetividade se não quiser confundir (ou aborrecer) o destinatário.
Tente ser objetivo e separar os assuntos de forma clara, não se esqueça do português principalmente agora com as ultimas mudanças ortográficas.
Evite excessos
Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez. Tanto é verdade que muitos dos mitos divulgados na internet (lendas online) tende a serem longas, pois assim é mais fácil confundir os leitores.
Modere o seu texto
Ao escrever um email, pode ser tentador incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários. Lembre-se de que sua mensagem é apenas mais uma na caixa de entrada e, se quiser que seja lida com atenção, ela terá de ser bem elaborada. Além disso, se você envia para 25 pessoas uma mensagem que precisa de cinco minutos para ser lida, irá consumir mais de duas horas do tempo alheio. Tenha em mente que na tela a leitura torna-se mais fácil se o texto vier em parágrafos curtos.
Valorize a clareza
Se você quer que seu email seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto. Em vez de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro, leia-a e depois elabore a identificação. Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos webemail.
Dica: com até 50 caracteres
Seja Objetivo
Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.
Como responder
Mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois a medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e delete o que não tiver importância. Se cada pessoa que ler e devolver a mensagem adicionar um bloco de texto no início, o e-mail corre o risco de ficar imenso.
Passo a passo
1. Para enviar e-mails apenas informativos, use PSC (para seu conhecimento).
2. Nesse tipo de e-mail, você pode usar também a sigla PSI (para sua informação).
Clareza ao comunicar
Ao contrário do que ocorre com cartas, os emails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos.
Obs.: caso seu email seja para vagas de emprego, cuidado com a informalidade, ao escrever seja, claro, simples e formal, descreva apenas o que se pede, dois parágrafos curtos são o suficiente para que você possa chamar a atenção do leitor.
Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido
Abreviações
Como cada vez mais pessoas compõem suas mensagens em movimento, às vezes usando a mobilidade, e acaba por aumentar a tendência ao uso de abreviações. A necessidade de facilitar o processo deu origem a uma linguagem rica em siglas e palavras de fácil identificação, como “msg” em vez de “mensagem” e “vc” no lugar de “você”. Não se sinta obrigado a utilizar esse “idioma” e reserve a linguagem codificada para mensagens enviadas para quem compreende as abreviações. Só abrevie palavras se tiver certeza de que o leitor da mensagem as entende.
Símbolos com significado
No início da era do email, foram desenvolvidos sinais gráficos destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de smiley’s ou emoticons. Em geral, apontam o tom do texto, como indiferença ou preocupação, por exemplo. Existe uma grande variedade desses símbolos. Vale lembrar que nem todas as pessoas conhecem o significado dos emoticons e há quem os considere infantis. Evite usá-los em emails profissionais.
Alguns Significado
:) Tradicional sorriso. Costuma indicar satisfação.
;) Piscada. Em geral, acompanha uma piada ou brincadeira.
:( Preocupação. Costuma indicar tristeza ou desencanto.
:-I Indiferença. Revela apatia ou falta de interesse.
:-> Sarcasmo. Usado para identificar cinismo ou ironia.
Tom correto
Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. Aposte na neutralidade: use “Caro (fulano)” e termine com “Um abraço”. Reserve formas mais próximas (como “querido” ou “um beijo”) para destinatários que você conhece bem.
O perigo das emoções
Quando estiver nervoso ou alterado, preste o dobro de atenção nas mensagens que pretende enviar, pois algumas vezes um email que você julga inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas. Escrever com neutralidade em momentos de agitação não é fácil, e a leitura feita pelo destinatário pode agravar ainda mais a situação. Se tiver dúvidas, elabore uma mensagem “difícil”, mas não envie: faça uma leitura atenta depois de um intervalo.
Nos e-mails profissionais, evite ironias
Em busca de ajuda
Se você se sente cansado ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem. Mostre o email para uma pessoa não envolvida e peça seu parecer sincero.
No mais tenha bom senso, afinal um dia você terá que enviar um email, e se este for profissional as dicas acima serão de muita valia.
Daniel Almeida
Webdesigner
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Fonte da imagem: gettyimages
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