Papel, Lápis e Borracha Melhoram a Gestão

O “Processo A3” é um jeito simples e eficaz de resolver problemas

Por José Roberto Ferro

Uma única folha de papel, um simples lápis e uma borracha para corrigir.

Isso é fundamental para se colocar em prática uma poderosa ferramenta de gestão, principalmente nestes confusos tempos corporativos, com técnicas aparentemente avançadas que, boa parte das vezes, mais confundem do que ajudam.

Estamos falando do “processo A3”, um jeito simples e eficaz de gerir no qual, além de uma folha de papel, de um lápis e de uma borracha, você precisará de um modo muito diferente de liderar, pensar, resolver problemas e fazer melhorias.

Mas, afinal, o que é um “processo A3”?

O termo A3 significa, universalmente, aquela folha de papel de tamanho internacional, com 29,7 por 42 centímetros, porém não se trata apenas de uma folha de papel, mas de um completo processo de gestão.

Os princípios implícitos são bastante simples e podem ser resumidos da seguinte forma: todo problema, desafio ou projeto enfrentado por uma empresa pode e deve ser registrado, quer dizer, escrito em uma única folha de papel A3.

Trata-se de uma forma rápida, fácil e focalizada de organizar as ideias, visando o que se pretende resolver ou fazer. Nessa única folha, líderes e equipes da empresa detalham, de forma organizada, em diferentes espaços desse papel, o que deve ser feito e como será feito.

Você precisará de lápis e borracha porque nosso processo mental é frequentemente confuso, e o processo A3 o ajudará a organizar o seu pensamento, requerendo frequentes correções, afinamentos e ajustes.

Colocar tudo em uma única folha de papel tem um poder extraordinário de estimular a síntese e ajustar o foco no tema em questão, além de evitar aqueles longos e entediantes relatórios que muito pouca gente lê, recorda, assimila, entende e coloca em prática.

O “processo A3” ajuda-nos a desenvolver nossa capacidade de pensar e refletir com profundidade sobre temas essenciais da gestão e auxilia-nos no desenvolvimento de pessoas capazes de tomar mais iniciativas e assumir responsabilidades.

Esse deve ser o processo pelo qual a empresa identifica, aborda e age sobre os problemas e desafios em todos os níveis, o que ajudará a desenvolver a capacitação e o aprendizado das pessoas.

Um “típico A3” pode apresentar as seguintes partes:

O título: é o que nomeia o problema ou projeto a ser feito. Deve ser o mais objetivo possível e, também, didático. Por exemplo: “Implementação da nova linha de embalagens” ou “Simplificação da linha de produtos para maior competitividade”.

O “responsável” e o “mentor”: tão importante quanto estabelecer o responsável é identificar um mentor, pessoa cuja tarefa será ajudar no desenvolvimento do A3 e estimular o desenvolvimento da capacidade de seu aprendiz. Cada A3 deve ser assinado pelo responsável, pelo mentor e pelos executores envolvidos, significando um compromisso com sua execução.

O contexto: todo problema ou projeto começa pelo contexto que o gerou. É o que está “por trás” do problema que se quer eliminar ou o “motivo” de se fazer isso.

As condições atuais: é o estado atual de o que se quer resolver: a realidade presente. No caso de um problema, sua descrição detalhada. Em um novo projeto, os dados ou informações que há, hoje, acerca disso. Isso deve ser colocado da forma mais visual possível, enfatizando-se os fatos e os dados, que devem ser coletados diretamente nos locais onde são gerados.

As metas: é o que se espera conseguir, redigido de forma mais objetiva possível. Por exemplo: “dobrar a capacidade de produção de tal linha” ou “eliminar em x% o desperdício de água em tal setor”. Essa parte deve conter os números que se quer atingir e em quanto tempo (indicador e data).

As análises sobre as “causas raízes”: todo problema ou projeto tem suas “causas”. Trata-se, aqui, de efetuar uma análise que mostre, o mais claramente possível, o que gerou o problema. Isso pode ser feito com várias técnicas e ferramentas conhecidas, como Análise SWOT, Diagrama de Pareto, Espinha de Peixe, Árvore de Causas etc.

Contramedidas propostas ou estado futuro: é o que vai ser feito para se “atacar” o problema ou implementar o projeto e atingir o estado que se pretende. Devem estar conectadas diretamente às causas raízes identificadas.

Plano de ação: é o detalhamento das ações que serão realizadas, deixando explícito quem faz o quê e quando.

Acompanhamento: são as formas de acompanhar o que está sendo executado, o desempenho dos indicadores e os aprendizados gerados.

O A3 deve ser feito da forma mais ilustrativa possível, com desenhos, gráficos, imagens, tabelas, tudo que possa gerar uma comunicação o mais rápida, simples e eficaz. Deve permitir que se conte uma história que permita engajar a todos os envolvidos.

O processo A3 força os indivíduos a observarem a realidade diretamente, com seus próprios olhos, descobrir e apresentar fatos e dados, propor contramedidas visando a atingir a meta definida, obter a concordância e o alinhamento de todos os envolvidos e fazer o acompanhamento com um processo de verificação e ajuste em relação aos resultados reais.

Assim, representa uma ferramenta extraordinária de gestão para fazer as coisas acontecerem de forma eficaz e adequada.

Nestes tempos em que parece prevalecer a ideia de “quanto mais complexo, melhor”, trata-se de uma abordagem diferente que enfatiza o “quanto mais simples, melhor”. Experimente!


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