Faça o Tempo Trabalhar Para Você

Ou prefere ficar correndo atrás dele? Confira as dicas práticas do especialista Robert Pozen de alta produtividade, para render mais em menos horas

Por Ariane Abdallah

Se você não decidir como vai usar o seu tempo, os outros o farão por você. O aviso é de Robert Pozen, professor na Harvard Business School e autor de Alta Produtividade, lançado no Brasil pela editora Elsevier. Segundo ele, esse é o conselho que precisa ser dado com mais urgência para a maioria das pessoas que acha que 24 horas é pouco para fazer tudo o que pretende em um dia. “Elas não têm seus objetivos claros para si mesmas. Então, o que determina o uso que fazem do tempo é a pressão que vêm dos outros: para que trabalhem, para que compareçam a reuniões ou eventos sociais, para que respondam e-mails e telefonemas”. O resultado disso no médio e longo prazo você provavelmente já sentiu na pele alguma vez. Algo como a sensação de ter uma pedra gigante rolando em sua direção em uma velocidade maior do que você consegue correr.

Em Alta Produtividade, Pozen atribui sua credencial para falar de administração do tempo à habilidade que desenvolveu em conciliar os vários papeis que acumulou durante um período de sua vida. Ao mesmo tempo, ele ocupou as funções de presidente de uma empresa (MSF Investment Management), professor de Harvard e membro dos conselhos diretivos de duas companhias, de uma fundação de cuidados com a saúde e de um centro de pesquisa médica. Além disso, afirma ter escrito três livros, simultaneamente. A seguir, ele sugere algumas medidas que você pode adotar hoje mesmo, para não chegar ao fim do dia com a conclusão de que a única coisa que produziu foram mais e mais pendências.

1. Hierarquize seus objetivos

Se você não tem seus objetivos organizados em ordem de prioridade, encontra dificuldade de pensar sobre o que precisa ser feito com mais urgência neste instante. Para tomar essa decisão momento a momento, o primeiro passo é definir os grandes objetivos, suas prioridades para o ano. Liste todas e, em seguida, organize-as em um ranking.

2. Organize sua agenda

Com os objetivos hierarquizados, fica mais fácil definir quais os compromissos para o dia ou para a semana que devem vir primeiro. A pergunta a se fazer é: “Isso é importante para eu atingir meus grandes objetivos?”. Sua agenda pode ter duas colunas: uma é a clássica, onde anotará os compromissos; a outra é para escrever o que pretende atingir em cada compromisso. Por exemplo, se tem uma reunião com alguém, esta informação ocupa a primeira coluna. Na segunda, você anota qual a finalidade do encontro. De tempos em tempos, pare para analisar, pela perspectiva de quem vê de fora, se suas tarefas estão realmente caminhando na direção de seus objetivos.

3. Mantenha a rotina

Nos momentos do dia que conseguir, crie uma rotina. Por exemplo, um horário para acordar, fazer atividade física, tomar café da manhã e entrar no trabalho. Assim, você evita desperdício de tempo tomando decisões corriqueiras, que já poderiam ter sido eliminadas da lista.

4. Organize seu dia pela produtividade – e não pelo número de horas

Muitas organizações julgam seus empregados pelo número de horas que eles trabalham. Mas este é um grande erro, diz Pozen. Ele afirma que as pessoas devem ser avaliadas pelos resultados que atingem, independentemente de quanto tempo demoraram para concluir a atividade. Na auto-organização é a mesma coisa. Anote as metas para o dia e, como regra, cumpra, mesmo que levem mais ou menos tempo do que o previsto.

5. Acabe com o vício de checar e-mails o tempo todo

Para interromper o mínimo possível suas atividades, estipule momentos (por exemplo, a cada hora) para ver os e-mails. Descarte os que não interessam e responda imediatamente os que interessam.

6. Só faça uma reunião se tiver um bom motivo

Para Pozen, uma reunião só deveria existir se houvesse um bom propósito, como o encontro com um cliente pela primeira vez, um brainstorming ou uma negociação importante e difícil. Só que muitas reuniões acontecem simplesmente seguindo um padrão de funcionamento já instituído nas empresas. “Compartilhar informações, em geral, pode ser mais eficiente por e-mail”, diz o autor.

7. Nenhum motivo é bom o bastante para durar mais que 90 minutos

A partir de uma hora e meia de duração, Pozen afirma que a atenção da maioria dos participantes se dispersa.

8. Combata a procrastinação

Pozen afirma que o ato de procrastinar é mais perigoso a medida em que se há mais o que fazer. Segundo ele, há dois tipos de procrastinadores: os moderados e os pesados. Um procrastinador moderado pode resolver seu problema a partir da criação de um sistema de recompensa. Por exemplo, ele diz a si mesmo: “Se eu completar essa tarefa, posso tomar um café ou assistir a um programa de TV”. Já os procrastinadores pesados, podem dividir um projeto em várias partes, cada uma com um prazo – para evitar que deixem tudo para as últimas horas. “Se esses prazos não lhe convencerem, já que foram criados por você mesmo, repasse-os para o seu chefe”. Eles se tornarão reais imediatamente.


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