Dez Passos Para Saber se o Home Office Funciona na Sua Empresa

Com base em pesquisas e entrevistas, dois brasileiros lançam um livro que mostra quando e como o home office pode dar certo no Brasil 

Por Ariane Abdallah

Já pensou em implantar o home Office na sua empresa, mas tem medo que a produtividade caia? O assunto virou polêmica principalmente no final de fevereiro deste ano, com o barulho em torno da decisão da CEO do Yahoo, Marissa Mayer, que aboliu a prática da empresa.

No Brasil, trabalhar fora do escritório já é uma realidade para muitos profissionais, mas ainda encontra resistências nas empresas e dúvidas em relação à sua eficácia. Com a intenção de esclarecer as principais delas, o casal curitibano André Brik e Marina Sell Brik, lançam, em junho, o livro Trabalho Portátil, pelo Instituto Trabalho Remoto.

André, arquiteto, publicitário e presidente da Brik mkt+design, e Marina, jornalista, já haviam escrito, em dezembro de 2012, As 100 Dicas do Home Office.

Desta vez, a dupla estudou modelos em países em que a prática já está consolidada: Estados Unidos, Austrália, Inglaterra e Canadá. Além disso, entrevistou 30 executivos brasileiros, de 18 empresas, entre elas Volvo, HSBC, O Boticário e Gol.

Para escrever a introdução do livro, eles convidaram o sociólogo italiano Domenico de Masi, autor de O Ócio Criativo e defensor convicto da flexibilidade das relações de trabalho. “Por que o trabalho remoto não se difunde com grande rapidez, sobretudo em cidades milionárias?”, escreveu.

André, arquiteto, publicitário e presidente da Brik mkt+design, e Marina, jornalista, já haviam escrito, em dezembro de 2012, As 100 Dicas do Home Office.

Desta vez, a dupla estudou modelos em países em que a prática já está consolidada: Estados Unidos, Austrália, Inglaterra e Canadá. Além disso, entrevistou 30 executivos brasileiros, de 18 empresas, entre elas Volvo, HSBC, O Boticário e Gol.

Para escrever a introdução do livro, eles convidaram o sociólogo italiano Domenico de Masi, autor de O Ócio Criativo e defensor convicto da flexibilidade das relações de trabalho. “Por que o trabalho remoto não se difunde com grande rapidez, sobretudo em cidades milionárias?”, escreveu.

A seguir, a Época NEGÓCIOS antecipa com exclusividade 10 sugestões dos autores, para você avaliar os impactos dessa prática no dia a dia da organização.

1. O que a empresa espera do programa?

Antes de elaborar um projeto, é importante se fazer algumas perguntas: aonde a empresa quer chegar com o programa de teletrabalho (termo usado no livro)? Existem metas de economia ou de sustentabilidade? E, se for este o caso, a proposta de home Office é suficiente para atingi-las? As expectativas com o retorno financeiro e com os ganhos indiretos do programa são realistas? É fundamental estabelecer uma escala real para a eficácia do programa, evitando projeções superestimadas e frustrações.

2. A empresa tem vocação para o home office?

O perfil da empresa é aglutinador, centralizador? As chefias sentem-se mais à vontade com toda a equipe ao alcance dos olhos? Certos paradigmas corporativos são difíceis de serem quebrados e algumas empresas possuem dinâmicas específicas de trabalho com as quais estão habituadas. Então, antes de planejar um programa de escritório em casa, é importante avaliar o perfil cultural da empresa e das pessoas que ali trabalham.

3. Comece com um projeto-piloto

Se a empresa quer apenas testar o home Office com alguns colaboradores ou departamentos, pode ser interessante criar um piloto antes de formatar um programa completo de teletrabalho.

Desta forma, é possível confirmar se a modalidade funciona com determinado colaborador, assim como se consegue germinar na cultura corporativa. O piloto também permite que muitas inseguranças sejam dissipadas e que candidatos possam provar que são elegíveis a permanecer no home Office após o test-drive.

Sônia Gurgel, sócia-proprietária da RH Soul Consultoria, aconselha que esta é uma iniciativa importante. “Uma versão testada e ajustada do projeto tem mais chances de sobreviver”, diz. Para ela, é possível avaliar se o piloto deu certo após seis meses.

4. Quem faz o projeto dar certo?

É necessário decidir quem serão os responsáveis pela organização, planejamento e suporte da ação na empresa. Geralmente, os escolhidos são os profissionais de departamentos estratégicos.

Por questões culturais, alguns colaboradores ou gestores podem ter uma certa resistência à novidade. Por isso, é fundamental que o programa seja “apadrinhado” por um ou mais líderes na empresa.

No final da década de 1990, a consultora Sônia Gurgel trabalhou em um projeto na Volvo, que foi por água abaixo, segundo ela, justamente por falta de preparo dos gestores. “Começamos o programa com um profissional do setor jurídico que tinha problemas de concentração”, afirma. “Fizemos um teste e ele se candidatou. Infelizmente, na época não deu certo, pois o restante da equipe não compreendia a dinâmica do trabalho remoto e marcava reuniões com ele todos os dias, levando-o a invariavelmente comparecer ao escritório. Faltou trabalhar melhor as lideranças”.

Vera Saicali, diretora de RH do HSBC, empresa que adotou o home Office, confirma a relevância da participação dos líderes no projeto. “Acredito que os principais desafios estão ligados à mudança cultural”, diz ela. “Ainda é comum que gestores tenham uma resistência inicial a este modelo. Normalmente são os que não tiveram ainda a experiência de coordenar times virtuais”, comenta Saicali.

5. Quanto custa para a empresa?

Existem três custos que devem ser considerados no orçamento do programa: com tecnologia, para equipar os trabalhadores aonde quer que estejam; com treinamento para colaboradores, gestores, secretárias e todos os envolvidos no novo modelo; e gastos fixos, como contas de telefone, internet, upgrade de softwares, equipamentos, sistemas de proteção de dados e antivírus, entre outros.

Uma vez definidos os custos, é necessário avaliar qual departamento será responsável pelo pagamento de cada um deles e, em alguns casos, quais contas serão divididas entre empresa e colaborador.

6. O que a empresa lucra com o novo modelo?

Vera Saicali cita alguns benefícios vivenciados no HSBC: “Para a empresa, há o aumento da satisfação e do engajamento do colaborador”, diz ela. “Além disso, o aumento da capacidade de atração e retenção de talentos. Sem contar benefícios para o planeta, com a redução da emissão de gases de efeito estufa como resultado da diminuição do deslocamento de pessoal”.

7. Home Office depois de licença-maternidade pode ser um começo

Uma das situações em que o home Office tem sido aplicado com sucesso por empresas brasileiras é depois de licença-maternidade. Na Volvo, o projeto-piloto aconteceu com uma funcionária que até hoje trabalha na empresa. Na sequência, outras colaboradoras puderam receber o benefício. Foi a consultora Sônia que implantou esse projeto na companhia. “Nosso programa foi inspirado no modelo sueco”, diz ela. “Neles, os profissionais podem ficar até dois anos de licença maternidade ou paternidade. Na Volvo, veio para ajudar na transição entre maternidade e carreira, que está cada vez mais difícil, uma vez que as mulheres estão trabalhando mais”, afirma.

8. Como proteger as informações sigilosas da empresa?

No HSBC, todos os colaboradores que possuem acesso remoto ao sistema da empresa têm que passar por um treinamento no qual as questões de segurança da informação são apresentadas. “Só depois do treinamento eles recebem a autorização para acesso fora do escritório”, diz Vera, diretora de RH da empresa. “Temos também políticas detalhadas sobre esse tema e a leitura desse material é obrigatória”.

9. Quem deve ser incluído no programa?

O teletrabalho pode ser aplicado individualmente (no caso de um piloto com um colaborador), setorialmente (vendas, por exemplo), em filiais da empresa ou em uma seleção de profissionais terceirizados. Em alguns casos, pode ser uma combinação entre estes modelos. O alcance do programa vai depender de cada caso, e sua escala pode sofrer alterações no decorrer do tempo.

Seja qual for a condição, é importante identificar se o profissional tem o perfil para aderir ao programa. Embora as exigências variem de acordo com a empresa e o segmento, algumas características básicas são consideradas fundamentais pelos profissionais que trabalham com home Office.

Entre elas, estão disciplina; organização; capacidade de agir frente aos imprevistos; comunicação; estilo sistemático; perseverança; compromisso; instrução; ética e confiabilidade já comprovados sem situações passadas; competência; flexibilidade e capacidade de adaptação; concentração; equilíbrio; autossuficiência; automotivação; resiliência; familiaridade com tecnologia.

10. Como zelar pela produtividade?

Tawan Pimentel e Luíz Lombardi são sócios da HOM, empresa que desenvolveu um sistema de gestão do trabalho remoto. Eles fazem algumas sugestões na tentativa de garantir a eficiência dos profissionais fora do escritório. “Uma solução de monitoramento e comunicação pode incluir diversos tipos de ferramentas”, dizem. “Entre eles, mensagens instantâneas, videoconferências, ligação Voip, compartilhamento de arquivos, compartilhamento de telas e lembretes, além do monitoramento do trabalho a distância”.

O custo das ferramentas citadas por Pimentel e Lombardi, depende da quantidade de características inclusas no pacote adquirido e do número de colaboradores que as utilizarão.

Já Fernanda Soares, líder de Desenvolvimento Humano e Organizacional da DP6, afirma que, para implementar o programa, a empresa investiu em notebooks e smartphones. Além disso, utiliza sistemas que contabilizam o tempo trabalhado e ferramentas de colaboração para troca de informações e gestão de projetos. “Assim é possível saber quantas horas cada colaborador trabalhou para cada projeto ou cliente”, afirma. “Com estas informações em mãos, é possível trabalhar com valores mais precisos na hora de cobrar dos clientes. Além disso, o sistema evita que o trabalho seja realizado fora do horário combinado ou que tarefas que não pertencem ao programa sejam computadas no banco de horas do colaborador”.


Fonte da imagem: foto 1 - Clique aqui / foto 2 - Clique aqui 

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