Como Definir Prioridades Num Mundo Sem Tempo

por Redação Liderança
Por Angelo Milani Junior


(As ideias expostas a seguir devem-se a leitura do livro First Things First de Stephen R. Covey, Ed. Campus, 1994)


RELOGIO E A BUSSOLA. Estamos sempre tomando decisões sobre a forma de usar nosso tempo. Estamos também, sempre nos deparando com as conseqüências dessas decisões. Muitas vezes não gostamos delas, em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas. Nossa dificuldade para colocar as prioridades em primeiro lugar pode ser caracterizada pelo contraste entre dois instrumentos poderosos que nos dirigem: O relógio, que representa os compromissos, as reuniões, os horários, as metas e as atividades (como gerenciamos nosso tempo) e a bússola, que representa nossa visão, valores, princípios, missão, consciência e direção (como conduzimos nossa vida em direção ao que é importante).

A SINDROME DA URGÊNCIA. Algumas pessoas estão tão acostumadas com a adrenalina que circula pelas veias enquanto debelam as crises, que se tornam dependentes desta sensação de euforia e energia. Enquanto resolvemos as questões urgentes, sentimo-nos embriagados. O torpor da urgência é tão instigante que, passada a urgência, somos impulsionados a fazer qualquer coisa urgente, só para nos mantermos em atividade. Tornou-se um símbolo de "status" em nossa sociedade - estarmos sempre ocupados: se estamos sempre ocupados é porque somos importantes.

Sem a escravidão do trabalho, não somos nada; chegamos a ficar constrangidos quando estamos ociosos. A síndrome da urgência nos justifica, nos populariza e nos dá prazer. Mas é também uma boa desculpa para não lidarmos com as verdadeiras prioridades de nossas vidas.

A síndrome da urgência é um comportamento autodestrutivo que preenche temporariamente o vazio criado por necessidades não-atendidas.

O PARADIGMA DA IMPORTÂNCIA. Grande parte das coisas importantes que contribuem para nossos objetivos globais e dão riqueza e sentido a vida em geral não nos pressiona, não nos influencia. Como não são "urgentes", somos nós que as influenciamos, e muitas vezes as protelamos para um futuro incerto ("quando tivermos tempo...").

A Matriz de Gerenciamento do Tempo é uma boa forma de visualizar a relação entre urgente e importante, em quatro quadrantes:

1) Urgente e Importante: crise, problemas urgentes, projetos com prazos definidos. É o quadrante do Inevitável.

2) Não Urgente e Importante: preparação, prevenção, definição de valores, planejamento, "empowerment". A falta de planejamento adequado leva tarefas do segundo para o primeiro quadrante. É o quadrante da Qualidade.

3) Urgente e Não Importante: interrupções, urgências suscitadas por outras pessoas, algumas ligações telefônicas, reuniões e relatórios, parte da correspondência. É o quadrante da Decepção.

4) Não Urgente e Não Importante: trabalhos e correspondência sem importância, tarefas secundarias que consomem tempo em demasia, algumas reuniões. É o quadrante do Desperdício.

Lidamos em nossas vidas com urgência e importância. Em nossas decisões cotidianas, um desses fatores tende a ser predominante. Começamos a enfrentar problemas quando passamos a dar prioridade ao paradigma da urgência em detrimento do paradigma da importância.

Quando operamos a partir do paradigma da importância, vivemos nos primeiro e segundo quadrantes. Saímos dos terceiro e quarto quadrantes, e, como dedicamos mais tempo a preparação, prevenção, planejamento e "empowerment", passamos menos tempo apagando os incêndios do primeiro quadrante. É como a diferença entre a medicina preventiva e a medicina terapêutica.

Fizemos uma analogia entre o relógio e o paradigma da urgência (eficiência), e entre a bússola e o paradigma da importância (eficácia). Classificamos nossas atividades na Matriz de Gerenciamento do Tempo (Urgente x Importante), e elegemos o Segundo Quadrante como o quadrante da Qualidade. Agora queremos saber como identificar as verdadeiras prioridades e dar-lhes o devido destaque em nossas vidas.

A lacuna entre a bússola e o relógio cria uma dor aguda, as pessoas sentem que estão desperdiçando algo precioso, seu tempo de vida. Como a dependência química, a síndrome da urgência é um lenitivo passageiro usado em excesso. E uma satisfação superficial que logo se evapora. E a dor permanece.

Trabalhar com mais velocidade, como recomendam os métodos tradicionais de gerenciamento do tempo, não combate às causas crônicas da lacuna entre a bússola e o relógio. Fazer as coisas não importantes com mais velocidade não resolve o problema de não se colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar.


Fonte: Revista Liderança

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