Freqüentemente, contadores e consultores especializados em pequenas empresas dizem que estas não prestam atenção suficiente ao fluxo de caixa, que é a medida da quantidade de dinheiro que realmente existe na empresa.
Desconfie dos grandes contratos
"Pequenos empresários aceitam grandes pedidos que acabam colocando a empresa em situações difíceis", alerta Ronald Lowy, chefe do departamento de administração de empresas de uma universidade. "Eles querem ganhar o grande contrato, mas não recebem antecipadamente dinheiro suficiente, nem têm reservas de caixa para pagar os trabalhadores e outras contas enquanto esperam pelo pagamento do cliente. Podem até exibir lucro em termos de provisão contábil, mas do ponto de vista do fluxo de caixa, isso não se repete."
Judith Dacey, contadora pública certificada, considera a demonstração de fluxo de caixa "provavelmente a ferramenta mais importante para indicar se a empresa está no caminho certo". Ela descreve como os membros do conselho de administração de uma organização sem fins lucrativos, por exemplo, não estavam cuidando corretamente dos demonstrativos de fluxo de caixa.
"Eles contratavam pessoas, gastavam dinheiro nas campanhas dos membros e faziam tudo isso usando o dinheiro que pensavam ter com base nos demonstrativos de lucros e perdas", recorda Dacey. "Não percebiam que o demonstrativo de lucros e perdas era uma provisão contábil, o que basicamente significa que você está lidando com promessas em papel de pagamentos futuros, e não com dinheiro que já está depositado no banco".
O conselho notou a dificuldade somente quando a organização teve um cheque devolvido por falta de fundos. Foi necessário demitir empregados e apertar o cinto para valer. "Aquilo poderia ter sido evitado se eles tivessem observado os demonstrativos de fluxo de caixa", sustenta Dacey. "É a demonstração de fluxo de caixa que diz 'olhem, sei o que dizem os números maravilhosos das perdas e lucros, mas este aqui é o dinheiro que entrou de verdade na conta e que está disponível para vocês'".
Uma demonstração de fluxo de caixa começa com a parte final da demonstração de perdas e lucros — a linha que mostra sua receita líquida. Vários ajustes então são feitos nesse número, inclusive reduzindo a receita com faturas registradas como receita e que ainda não foram pagas, incluindo a depreciação regressiva, considerando as contas que sua empresa ainda não pagou e vários outros ajustes.
Não vou entrar em detalhes sobre a demonstração do fluxo de caixa — um bom programa de contabilidade que calcula perdas e lucros e balanços patrimoniais também podem fazer essa demonstração.
De olho nos 10 fatores mais importantes
Se você já estabeleceu uma forma de acompanhar o fluxo de caixa, pode prosseguir organizando e controlando os 10 fatores financeiros da sua empresa. A lista é longa, mas não se assuste: assim como você fez com os demonstrativos de lucros e perdas, é possível aproveitar as vantagens de programas que automatizam o controle destas tarefas.
1- Quais são seus ativos?
Sim, sabemos que ativos são tudo aquilo que a empresa possui. Controlar a quantidade de equipamento, mobília, imóveis e outras posses deve ser tarefa fácil. Mas para ter uma idéia real do valor da empresa, também será necessário acompanhar as oscilações do valor desses bens. Não é incomum vermos pequenas empresas localizadas em imóveis que valem mais que o próprio negócio. (Será que todos temos esse problema?) Da mesma forma, também será uma boa prática verificar o declínio no valor (depreciação) de bens como computadores e móveis de escritório.
2- Quais são suas obrigações?
Mais uma vez, é uma tarefa aparentemente fácil — obrigação é que você deve. Mas suas dívidas nem sempre são óbvias como um boleto bancário. Impostos sobre a folha de pagamento é um tipo de obrigação que você pode adiar mensal ou trimestralmente, dependendo do tamanho da empresa. Empréstimos é uma obrigação clara, mas ao pagá-los é uma boa idéia controlar o quanto foi gasto no principal e nos juros.
3- Qual é o custo de produção daquilo que você vende?
Se você estiver comprando um item pronto para revenda, essa é uma tarefa relativamente fácil. Fica mais complicado quando é preciso calcular todos os fatores, como mão-de-obra, que integram a fabricação de um produto.
4- Quanto custa vender?
Publicidade, marketing, mão-de-obra, estoque e a categoria genérica da sobrecarga — é útil saber quanto custa colocar um produto no mercado, bem como o custo de sua criação.5- Qual é a sua margem de lucro bruto?
Este cálculo é feito dividindo-se o total de vendas pelo lucro bruto. Se a margem de lucro bruto permanecer consistente ou tender a subir, é provável que você esteja ajustando os preços adequadamente para refletir as mudanças entre o preço pago e o custo da venda ou produção. A possibilidade de identificar uma margem em declínio permite que você ajuste seus preços ou custos. Na pior hipótese, é claro, o lucro bruto e a margem bruta desaparecem totalmente. Nesse caso, você será como a pessoa que perdeu dinheiro em todas as vendas, mas imaginou que pudesse compensar no volume. Não siga esse caminho.
6- Como anda a relação entre dívidas e ativos?
Essa relação pode permitir que você conheça a quantidade de itens que existem na empresa e que pertencem à outra pessoa — seu financiador. Um aumento nessa relação pode ser um mau sinal — ele tanto pode ocorrer devido a uma grande expansão, como indicar que você está dando um passo maior que a perna.
7- Qual é o valor das contas a receber?
Esse é o montante que outras pessoas devem a você. Valorize a capacidade de controlá-lo: se as contas a receber estiverem aumentando, isso pode ser um sinal de que o pessoal que está comprando de você está começando a tropeçar. E isso é especialmente verdadeiro se as contas a receber, como porcentual do total de vendas, estiverem aumentando.
8- Qual é o tempo médio de cobrança das contas a receber?
Provavelmente, esta é uma das informações mais importantes para empresas em contenção de despesas, porque ela indica o tempo durante o qual você atuará como 'banqueiro' para seus devedores. Para calculá-lo, você precisará conhecer a média diária de vendas e dividi-la pelo número de contas a receber.
9- Qual é o valor das contas a pagar?
O outro lado das contas a receber. Um aumento nas contas a pagar pode simplesmente refletir uma política de alongamento do prazo de pagamento de contas, ou um número maior de compras. Mas um aumento não planejado ou gerenciado pode ser um aviso interno de que a estrutura financeira da empresa está enfraquecendo.
10- O que está acontecendo com o estoque?
Algumas vezes, até mesmo no mundo do negócio just-in-time, é uma boa idéia montar um estoque robusto. Se os preços dos itens que você vende ou usa na produção estiverem relativamente baixos, pode fazer sentido investir algum dinheiro no estoque. Eu mesmo gostaria de ter estocado um tanque cheio de óleo para aquecedor na última primavera, quando o preço estava em torno de US$1 por galão. A capacidade de controlar o estoque e de saber quanto tempo ele demora para ser vendido ou transformado permite identificar se o negócio está crescendo ou minguando. Essa capacidade também indica o valor que poderia ser usado em outros pagamentos e investimentos e que está atrelado a esses bens improdutivos.
O controle desses dez importantes fatores e o acompanhamento do fluxo de caixa é essencial para a saúde da empresa; por isso, não tenha medo de procurar ajuda junto a profissionais e fornecedores de serviços.
Joseph Anthony
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